Independientemente de cuánto nos gustaría tener horas extras en nuestro día para hacer muchas cosas, nos vemos limitados por el tiempo que tenemos con el que trabajar. En lugar de desear más tiempo, hay formas de aprovechar al máximo las horas disponibles mediante la práctica de consejos para la gestión del tiempo.

La mayoría de las personas que trabajan duro desean practicar una buena administración del tiempo y generalmente comienzan bien, pero se olvidan de tener en cuenta una de  las cosas más importantes que hace perder el tiempo.

Administración del tiempo para las interrupciones

Las interrupciones son uno de los mayores ladrones de tiempo en tu vida. Es posible que en realidad no hayas contado cuántos minutos u horas han sido robadas de tu día por otras personas o situaciones que interrumpieron tu día.

Aquí tienes algunos consejos para ayudarte a eliminar o tratar mejor con ellas:

  1. Desarrolla tiempo en cada aspecto de tu día para esas interrupciones que todos experimentamos.

Nunca tendrás un solo día que no se vea interrumpido por algo inesperado. Esto es generalmente lo que desvía a las personas de su curso. Puede interrumpir tu concentración y dificultar tu recuperación.

Si estás en el trabajo y alguien aparece por “solo un minuto”, notarás que siempre se convierte en mucho más tiempo. Antes de que te des cuenta, media hora o una hora habrán pasado y no podrás recuperar ese tiempo.

Necesitas asignar tiempo para estas interrupciones observando tu día y verificando cuánto tiempo tienes para darles. Por ejemplo, cuando alguien entra a tu oficina, puedes decir: “Estoy trabajando en un proyecto, así que solo puedo dedicarte cinco minutos”.

Al cabo de cinco minutos, si la otra persona todavía está allí, dices: “Lo siento, pero mi tiempo se ha acabado y tengo que volver a esto”. Si respetas tu tiempo, otros también lo harán.

  1. Planifica tu día la noche anterior.

Esto te da un lugar por donde empezar porque desde un principio sabes lo que tienes que hacer primero. Si tienes un mapa al cual seguir te será de gran ayuda para administrar mejor el tiempo, incluso si se trata simplemente de una lista de lo que debes lograr ese día.

  1. Planifica tus conversaciones telefónicas.

Esta es una gran pérdida de tiempo. Pero si planificas tus conversaciones antes de hacer la llamada, esto te ayudará a controlar cuánto tiempo durará la conversación. Si alguien te llama y necesitas desconectarte, simplemente le dices que tienes que irte.

La mayoría de las personas no quieren arriesgarse a sonar groseras, por lo que permanecerán en conversaciones telefónicas que le ocuparán mucho tiempo. Si esto se parece a ti, hay varias formas fáciles de finalizar una conversación telefónica.

Puedes decir que tienes el  tiempo restringido y te tienes que ir o que debes ocuparte de algo. Por lo general, eso hará que la otra persona se despida y finalice la llamada.

Está bien decirle a alguien que no puedes hablar en ese momento y tendrás que devolverles la llamada luego. En el momento en que empiezas a ser el apoyo de otra persona para escuchar todos sus problemas, comenzará un ciclo sin fin del que se aprovecharán constantemente.

  1. No permitas que las interrupciones tecnológicas interrumpan tu administración del tiempo.

Cuando alguien no está pasando por tu oficina o tu casa, se comunican contigo a través de la tecnología, como por ejemplo, el correo electrónico o las redes sociales. Estos pueden ocupar rápidamente una hora tras otra de tu día porque es fácil dejarse llevar  mientras manejas algo relacionado con el trabajo o tu  vida personal en línea.

Si estar en las redes sociales es un deber ser para ti, que sea una interrupción programada. Por ejemplo, escribe en tu planificador que durante el almuerzo, has programado diez minutos para estar en las redes sociales.

Ajústate a ese tiempo como si fuera una cita. Si es necesario, usa una alarma en tu teléfono inteligente o configura un temporizador para que estés al tanto de la hora de finalización de esta distracción.

  1. Separa las interrupciones entre lo que se debe atender y lo que no se debe atender en ese momento.

No tienes que hacer que la urgencia de otra persona sea tu prioridad y verás  mucho esto cuando se trata de cosas de trabajo. Alguien no consiguió lo que necesitaba o no logró lo que necesitaba y, de repente, quieren dejarlo en tus manos.

O bien, quieren que detengas todo lo que haces para ayudarlos a salir de un aprieto. Un buen trabajo en equipo es algo muy excelente, pero si se trata de una situación recurrente, es hora de que dejes de rescatar a los demás.

Prioriza tu tiempo

Hay miles de millones de personas y miles de millones de cosas que tienen que hacerse todos los días. Pero eres solamente una persona y no puedes hacerlo todo. Por lo tanto, debes priorizar lo que se hace y lo que se mueve a otro día o se delega a otras personas.

  1. Observa la lista de cosas por hacer de tu día y comienza tu día atendiendo el elemento más importante en tu lista.

Existe una razón psicológica por la cual querrás hacerlo de esta manera. Cuando haces las tareas importantes primero y las terminas,  liberas hormonas de satisfacción, te llenas de energía y será más fácil abordar otros elementos en tu lista.

Además, puedes ver que estás progresando. Si comienzas con la tarea más fácil o la más rápida y pospones la tarea más importante, existe la posibilidad de que no consigas hacerla antes de que termine el día, y luego comienza la ansiedad.

  1. Rechaza las oportunidades que te tomarán demasiado tiempo.

No puedes participar en todas las actividades y no puedes asistir a todas las reuniones que desees. Terminarás con exceso de trabajo y completamente agotado. Si trabajas desde tu casa y hay varios seminarios web a los que te gustaría asistir, pero ya estás luchando con la administración del tiempo, hay una manera de decidir cuáles elegir.

Estudia los que te darán el mayor beneficio tanto personal como profesionalmente. A veces puede haber algo que te interese, pero no es propicio para un buen calendario de gestión del tiempo. Eso significa que tienes que dejarlo pasar.

  1. Descansa.

Si te esfuerzas por ir más allá de lo que deberías hacer reduciendo la cantidad de tiempo en el que duermes, esto eventualmente te alcanzará. Cuando pierdes tiempo de descanso, puedes perder el foco.

Esto significa que empezarás a hacer un trabajo descuidado y tendrás que volver a hacer el trabajo, o comenzarás más lentamente. No solo eso, sino que cuando comienzas a renunciar al descanso que necesitas, debilitarás tu sistema inmunológico y serás más susceptible a adquirir cualquier virus que esté circulando.

Terminarás perdiendo tiempo en lugar de ser un buen administrador. Es posible que desees permanecer despierto más tarde y levantarte más temprano para hacer más cosas, pero estar bien descansado significa que te vuelves mucho más productivo y la calidad del trabajo también mejora.

  1. Cuídate a ti mismo de otras maneras también.

Asegúrate de obtener el ejercicio que necesitas porque el ejercicio es algo que realmente te ayuda con la administración del tiempo. Mantiene tus niveles de energía altos.

Además, tomarse un descanso de las responsabilidades personales y laborales le da a tu mente la oportunidad de refrescarse y volver a la tarea con una nueva perspectiva. Un mayor foco de atención ayuda con la productividad y te ahorra tiempo a largo plazo.

  1. Tómate tiempo libre.

Puede haber una tendencia a trabajar a toda velocidad, todo lo que sea necesario, para todas las cosas que debes hacer. Muchas personas dejan de pasar tiempo con amigos y familiares para tratar de ganar más tiempo.

Traen trabajo a casa los fines de semana o trabajan en una lista de tareas todo el fin de semana en la casa en un esfuerzo por hacer las cosas. Algunas personas no han tomado vacaciones en años, no porque no tienen dinero en sus cuentas, sino porque siente que no tienen el tiempo necesario para hacerlo.

Pero si tomas tiempo libre, lejos de todo lo que necesitas hacer, terminas haciendo más cosas, porque tu cuerpo y tu mente necesitan un tiempo en el que no estén absolutamente  enfocados en lo que “debe” hacerse.

Deja ir al perfeccionismo

Cuando alguien es un perfeccionista, el trabajo debe hacerse a la perfección. Este tipo de triunfadores puede experimentar más estrés que alguien que no es un perfeccionista. Cuando se trata de la administración del tiempo, el perfeccionismo funcionará en tu contra.

  1. Entiende que está bien no hacerlo todo.

Olvídate de las multitareas. La multitarea es sinónimo de hacer varios trabajos de una sola vez, y eso es muy frustrante para alguien con tendencias perfeccionistas.

No tienes que lograrlo todo en un día. En cambio, concéntrate en lo que está justo enfrente de ti que debe hacerse primero. Consigue terminarlo y luego continúa con el siguiente punto de la lista.

  1. Ponle un tiempo límite a todo lo que necesitas hacer.

No importa si eres  perfeccionista o no, esta es una buena regla para cualquiera que busque una mejor administración del tiempo. Las tareas sin tiempo límite tienden a acumularse porque no existe un punto final.

Entonces, cuando observas todo lo que debe  lograrse con el tiempo que tienes, puedes abrumarte. Es mejor comparmentalizar las cosas que tienes que hacer.

Por ejemplo, si tienes un proyecto que debe completarse antes de una fecha límite determinada, debes dividir ese proyecto según el tiempo que lleve realizar el trabajo

Si el proyecto tarda 40 horas en completarse y  tienes dos semanas para hacerlo, sabes que debes trabajar 20 horas por semana o 5 horas por día. Y ten en cuenta las interrupciones y otros obstáculos que se interpondrán en el camino.

  1. No programes una agenda de trabajo completa.

Debes tener algo de tiempo libre, incluso si solo son unos pocos minutos, donde tu mente puede relajarse y escapar. El cansancio mental a menudo es más agotador que el cansancio físico.

Igual que tu cuerpo, tu cerebro no puede avanzar a toda velocidad en algo sin la necesidad de un descanso cada cierto tiempo. Entre las tareas de tu lista de tareas pendientes, programa tiempo libre y has algo agradable, o no hagas nada en absoluto.

  1. Divide todas tus tareas en tu vida personal y profesional por horas, días, meses, estaciones o años.

Por ejemplo, si sabes que cada otoño las cunetas de tu casa tienen que limpiarse de las hojas que han caído, querrás dedicar algo de tiempo a esa tarea según lo previsto.

Si sabes que todos los años, hay una fiesta de Navidad en el trabajo y tendrás que llevar algo, así como también estar allí, pon eso en tu calendario también. Si posees un negocio que tiene artículos de temporada, deberás programar el lanzamiento de esos productos, comunicados de prensa o boletines por correo electrónico con anticipación. No debes esperar hasta diciembre para hablar sobre los proyectos de diciembre.

  1. Revisa tu lista de tareas pendientes, debes tener una lista para el hogar y para la oficina, y redúcela.

La mayoría de las personas termina con una mala administración del tiempo porque su lista de tareas pendientes tiene demasiados elementos. Eso es porque a todos nos gusta lograr cosas e incluso la posibilidad de lograr cosas nos hace sentir bien.

Pero las personas a menudo deciden hacer tareas que no podrán realizar porque no tienen suficiente tiempo. Es como prepararse para el fracaso. Debes reducir la lista y si te queda tiempo,  te sentirás muy bien al poder hacer algo “extra” en lugar  de no completar algo imperativo.

Organízate para una mejor gestión del tiempo

Todos tenemos áreas de nuestra vida donde existe una falta de organización. Ya sea en casa o en la oficina, perdemos las cosas y no podemos encontrarlas  cuando las necesitamos porque no estamos organizados.

Organizarse es una gran ayuda con la administración del tiempo. Organiza tu hogar y tu oficina antes de intentar  mantenerte organizado y administrar mejor tu tiempo.

  1. Olvídate de los sistemas elaborados.

Cualquier sistema que uses para organizar tu vida y que te consuma mucho tiempo para mantenerte organizado es en realidad una pérdida de tiempo. Un sistema organizacional debería mejorar tu vida, no restarle valor.

Puedes usar métodos simples,  como por ejemplo, una carpeta ampliable para realizar un seguimiento de las facturas que deben pagarse o proyectos que deben completarse. También puedes usar un archivador con carpetas colgantes.

No compliques demasiado el sistema de tu organización. Invierte en soluciones simples y observa cómo transforman la manera en que administras tu tiempo y como logras actuar de una manera más productiva.

  1. No pospongas las cosas.

Este es un gran problema para muchas personas en todos los ámbitos de la vida. No nos gusta hacer las cosas que no nos gusta hacer. Es tan simple como eso. Nadie quiere hacer los trabajos duros que parecen aburridos.

No queremos hacer el trabajo que nos llevará cinco horas  completar cuando el sol está brillando y preferimos relajarnos e ir a la playa o pasar tiempo con los amigos.

Cuando terminas con las tareas más difíciles, se acaban y tienes la sensación de satisfacción de que ahora están hechas. Uno de los mayores problemas de gestión del tiempo es con el papeleo.

Si no has cambiado tus archivos a medios electrónicos, puede ser fácil sentirse abrumado y desorganizado solo por el volumen de documentos. Dado que no deseas  almacenar cierta información sensible en línea, querrás mantenerla en casa.

Cuando tengas que trabajar en documentos importantes, hazte cargo de ellos de inmediato. Ponlos donde necesitan estar. Si hay algo que requiera que realices una llamada telefónica antes de poder guardar esa documentación, coloca el documento en la bandeja de entrada de tu escritorio y programa en tu agenda  un horario para hacer esa llamada.

  1. Agrupa tareas similares en casa para ahorrar tiempo.

Por ejemplo, cuando se trata de una mejor administración del tiempo del hogar, si tienes que hacer tareas, agrupa todas las tareas que estén en la misma área. Intenta resolverlo para que solo tengas que lidiar con un día de tareas al mes.

Haz tus tareas bancarias, de la oficina de correos y de compras de medicamentos el mismo día. Conducir puede ser una gran pérdida de tiempo en una gestión del tiempo exitosa, y como necesitas prestar atención al manejo, no puedes hacer mucho más, excepto tal vez escuchar un podcast u otra cosa que necesites escuchar.

  1. Haz lo mismo en la oficina.

Puedes hacer lo mismo cuando se trata de las tareas de trabajo. Las cosas que tienen que hacerse todas las semanas se pueden agrupar por días y según la dificultad y la duración de las mismas.

Si sabes que debes dejar algo en la oficina de alguien y tienes una reunión, puedes llevarlo mientras te diriges a la reunión. Esto también ayuda a evitar perder tiempo charlando cuando tienes que estar en otro lugar.

  1. Haz un calendario tanto para el hogar como para la oficina.

Guárdalo donde puedas verlo todos los días. Puedes ponerlo en la pared o en tu escritorio. Los calendarios que tienen espacios grandes que te permiten escribir citas en ellos funcionan mejor.

De esta manera, puedes ver a simple vista tu día, tu semana y tu mes también. Estos calendarios más grandes a menudo funcionan mejor para la administración del tiempo que los más pequeños que puedes mantener guardados.

Encuentra oportunidades para mejorar la gestión del tiempo

Puedes administrar mejor el tiempo al identificar el tiempo perdido. El tiempo perdido es aquello que ni siquiera te diste cuenta de que estabas desperdiciando en primer lugar. Es casi como poner tu cambio en una alcancía y un día te das cuenta de que se han sumado más de $ 100.

  1. No pierdas el tiempo como lo hace la mayoría de las personas.

Hay maneras de encontrar tiempo que a menudo se pasan por alto porque las personas tienden a pensar en la administración del tiempo como grandes bloques de tiempo disponibles. Pero puedes hacer mucho con solo diez o quince minutos.

No pierdas el tiempo que tienes mientras esperas en el consultorio de un médico o mientras haces ejercicio. Si te gusta usar una máquina de ejercicios para correr, puedes obtener una que tenga un escritorio para que puedas ocuparte de algo que deba solucionarse mientras te ejercitas.

  1. Date cuenta de que no todo lo que parece importante realmente lo es.

Solo pareciera de esa manera. Estudia tu vida y deja de hacer las cosas que no son importantes que drenan tu tiempo. Si hay algo que no te hace ser feliz y tener éxito personal o profesionalmente, entonces no es importante.

  1. Avanza hacia adelante, no hacia atrás.

Cuando te retrasas, puedes sentir mucha presión y le agregas estrés a tu vida. Intenta hacer las cosas con anticipación porque esto te dará un amortiguador en la administración del tiempo.

  1. Delegar es una gran manera de ayudar con la administración del tiempo.

A la mayoría de las personas les gusta hacer las cosas ellos mismos porque así están seguras de que el trabajo se realiza correctamente. Pero si haces  cosas que otros pueden hacer, te estás haciendo perder  tiempo. Por ejemplo, algunas tareas que hacen perder el tiempo son cosas como cortar la grama o limpiar la casa, programar reuniones, manejar las actualizaciones de las redes sociales.

Lo que puedes hacer es ver cuánto te cuesta hacer las tareas que haces. Si alguien más puede hacerlas, entonces no solo estás perdiendo tiempo, estás perdiendo dinero.

Si ganas $ 200 por hora, entonces una hora de cortar la grama te cuesta $ 200. Pero si le pagas a alguien más $ 50 para cortar la grama, ahorras una hora y $ 150 porque ganaste tiempo.

  1. Trata con los correos electrónicos de la manera correcta.

El manejo del correo electrónico hace que las personas pierdan el tiempo mucho más que cualquier otra tarea en línea aparte de las redes sociales y los juegos en línea. Administra tu tiempo sabiamente con el correo electrónico, reservando un tiempo específico para  el correo electrónico y estableciendo un límite  sobre cuánto tiempo tardarás en responder a los mensajes.

Si no son importantes, no los guardes para verlos más tarde porque solo se acumularán en tu bandeja de entrada. Si tu vida te lo permite, contrata a un asistente para que te ayude con el manejo de tu correo electrónico.